Die Charge wurde abgelehnt. Was nun?

Die Charge ist durchgefallen – und wahrscheinlich trotzdem brauchbar

Die meisten Abweichungen sind keine Sicherheitsprobleme. Ein Maß liegt einige Mikrometer daneben, eine Beschichtung ist an einer Stelle dünner als vorgeschrieben, auf einem Zeugnis fehlt eine Zeile. Oft funktionieren die Teile.

Der praktische Reflex ist deshalb, sie zu verwenden und weiterzumachen. Manchmal ist das richtig – und doch können einige Mikrometer über Passung, Ermüdung, Dichtheit oder Korrosionslebensdauer entscheiden; deshalb ist der Reflex keine Entscheidung. Entscheidend ist, welchen von fünf verschiedenen Wegen Sie dafür nehmen, denn sie enden an verschiedenen Orten.

Also trotzdem verwenden – und die fünf Wege dorthin sind nicht gleichwertig

ISO 9000, die Norm für die Begriffe des Qualitätsmanagements, definiert die Möglichkeiten, mit einem fehlerhaften Produkt umzugehen, als getrennte Begriffe. Der Sprachgebrauch in der Fertigung lässt sich ihnen grob zuordnen – und genau dort, wo die Zuordnung schlecht passt, entstehen die Probleme:

Der Satzteil, auf den es ankommt: Nacharbeit macht konform, Reparatur nur brauchbar

In der Werkstatt werden beide Begriffe austauschbar verwendet. Ihre Definitionen unterscheiden sich durch eine Wendung, und an dieser Wendung hängt viel.

• Nacharbeit: Maßnahme an einem fehlerhaften Produkt, damit es die Anforderungen erfüllt.
• Reparatur: Maßnahme an einem fehlerhaften Produkt, damit es für den vorgesehenen Gebrauch annehmbar wird.

Das Wort „konform“ kommt in der Definition der Reparatur nicht vor. Die Anmerkung der Norm zur Reparatur ist noch deutlicher: Eine erfolgreiche Reparatur macht das Produkt nicht notwendigerweise konform mit den Anforderungen und kann zusätzlich eine Sonderfreigabe erfordern.

Die brauchbare Schlussfolgerung lautet also: Das Wort „repariert“ sagt Ihnen nicht, ob die Teile konform sind. Nacharbeit beantwortet die Frage, Reparatur lässt sie offen – also müssen Sie sie stellen.

Die Frage ist einfach: Wurde nach der Reparatur nachgemessen, welches Merkmal, und mit welchem Ergebnis? Wurde gemessen und liegt der Wert in der Toleranz, ist die Charge auf anderem Weg im selben Zustand wie eine nachgearbeitete. Wurde nicht nachgemessen oder liegt der Wert weiterhin außerhalb, muss sie als nicht konform und angenommen behandelt werden – also mit einem Sonderfreigabevermerk.

Was es kostet, das nicht zu trennen: Ohne Aufzeichnung können Zeichnung und Lagerbestand auseinanderlaufen, ohne dass es jemand weiß. Drei Monate später versagt etwas, und Sie suchen mit einem Prüfprotokoll mit dem Vermerk „bestanden“ nach einer Charge, deren tatsächlicher Status nie festgestellt wurde.

Eine Sonderfreigabe kommt danach, eine Abweichungsgenehmigung davor

Das andere häufig verwechselte Paar; der Unterschied ist der Zeitpunkt.

• Abweichungsgenehmigung: wird vor der Realisierung des Produkts erteilt und erlaubt ein Abweichen von den festgelegten Anforderungen. Laut Norm ist sie im Allgemeinen auf eine Menge oder einen Zeitraum sowie auf eine bestimmte Verwendung begrenzt – die Norm sagt nicht, dass immer alle drei begrenzt sind.
• Sonderfreigabe: Erlaubnis, ein Produkt zu verwenden oder freizugeben, das bereits nicht konform ist. Sie schreibt die Anforderung nicht um – die Teile gelten ihr gegenüber weiterhin als nicht konform und haben eine Ausnahme erhalten.

Das Risiko ist nicht vergleichbar. Vor der Fertigung haben Sie noch Zeit, zu rechnen, nachzufragen und abzulehnen, und noch ist nichts hergestellt. Danach entscheiden Sie gegenüber einer vollendeten Tatsache, fast immer unter Termindruck: Der Container steht am Kai, die Linie steht still.

Das ist das praktische Argument dafür, Zeit in die Anfrage zu investieren. Schwierige Punkte früh ansprechen macht aus vielen künftigen Sonderfreigaben Abweichungsgenehmigungen – oder verhindert, dass sie überhaupt entstehen.

„Wir liegen unter dem AQL, also dürfen Sie nicht zurückweisen“ ist falsch

Der häufigste Einwand nach einer Ablehnung lautet etwa so: Diese Charge lag bei 0,8 %, vereinbart war ein AQL von 1,0 %, also liegt sie innerhalb der Grenze und darf nicht zurückgewiesen werden.

Das behandelt den AQL als zulässige Fehlerquote, und das ist er nicht. Der AQL ist ein Parameter für die Auslegung eines Stichprobenplans; über die Annahme entscheiden die Annahme- und Rückweisezahlen des Plans, nicht der Vergleich einer Fehlerquote in der Stichprobe mit dem AQL-Wert. Die ausführliche Erklärung steht auf der Seite zur Stichprobenprüfung. Hier bedeutet das eines:

Grundlage der Rückweisung ist die Entscheidungsregel des Stichprobenplans, nicht die AQL-Auslegung einer der beiden Seiten. Verstehen beide Seiten das unterschiedlich, ist das Problem bei der Bestellung entstanden, nicht beim Wareneingang.

Was der AQL stattdessen ist und warum eine dreimal schlechtere Charge noch etwa jedes vierte Mal angenommen wird, steht in Warum fünf Stück.

Fünf Dinge, die vor Ihrer Unterschrift auf dem Papier stehen müssen

Eine Sonderfreigabe ist kein Versagen. Eine Charge per Sonderfreigabe anzunehmen, damit die Linie weiterläuft, ist kaufmännisch oft richtig. Das Versagen ist die nicht dokumentierte Sonderfreigabe, denn sie macht aus einer vertretbaren Entscheidung eine nicht nachvollziehbare Lücke.

• Welches Merkmal nicht konform ist und welcher Messwert vorliegt. „Maßabweichung“ dokumentiert nichts.
• Die betroffene Menge und die Losnummern. Ohne sie lässt sich später kaum feststellen, was der Vermerk tatsächlich abdeckte, oder auf „letztes Mal haben Sie es doch zugelassen“ antworten. Manche Qualitätsvereinbarungen mit Lieferanten legen ausdrücklich fest, dass eine Sonderfreigabe nicht für spätere Lieferungen gilt – es geht darum, festzuhalten, was gilt, nicht anzunehmen, dass es eine Regel gibt.
• Einmalig oder für einen genannten Zeitraum. Bleibt es ungesagt, gilt stillschweigend „für immer“.
• Wo das Material verwendet wird. Nur diese Angabe erlaubt es später, die betroffene Menge zurückzuverfolgen.
• Wer über den Verwendungsentscheid entschieden hat. Nicht um Schuld zuzuweisen – sondern damit es in drei Monaten jemanden gibt, den man nach dem Grund fragen kann.
• Die Zustimmung des Kunden, wo sie erforderlich ist. Der Abschnitt von ISO 9001 über nichtkonforme Ergebnisse umfasst die Dokumentation erhaltener Sonderfreigaben und, wo zutreffend, die Einholung der Zustimmung des Kunden. Wer das überspringt, gibt ohne die zuständige Befugnis frei.

Korrekturmaßnahmen – der Ursache nachgehen, damit sich der Fehler nicht wiederholt – müssen nicht jede Sonderfreigabe begleiten, aber ISO 9001 verlangt zu bewerten, ob sie nötig sind. Wiederholte oder folgenschwere Fehler bedeuten meist, dass sie es sind.

Und eines hätte viel früher schriftlich festgehalten werden sollen: Wer bei einer Rückweisung die Kosten für Sortieren oder Nacharbeit trägt und wie der Termin gerechnet wird. Streit darüber geht fast immer auf eine Bestellung zurück, in der nur „zeichnungskonform“ stand. Darüber zu verhandeln, während ein Container am Kai steht, heißt aus der schlechtesten denkbaren Position zu verhandeln. Deshalb gehört es in die Anfrage und nicht in den Störfall.

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Dieser Beitrag behandelt Schritt 6: Dokumentation. Die vollständige Reihenfolge lautet Grundwerkstoff, Gewinde, Kopf, Antrieb, Oberfläche und Dokumentation. Warum eine andere Reihenfolge Nacharbeit verursacht, erläutert der englische Beitrag Specifying a screw.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Sonderfreigabe und Nacharbeit?

Eine Sonderfreigabe erlaubt, ein bereits nicht konformes Produkt freizugeben; sie schreibt die Anforderung nicht um. Nacharbeit bringt die Teile tatsächlich in einen konformen Zustand. Eine Sonderfreigabe bedeutet auch nicht, dass die Teile unbearbeitet blieben – eine Reparatur kann zusätzlich eine erfordern.

Sind Nacharbeit und Reparatur nicht dasselbe?

Nein. Nacharbeit macht das Produkt konform; Reparatur macht es für den vorgesehenen Gebrauch annehmbar, und laut Anmerkung der Norm macht eine erfolgreiche Reparatur es nicht notwendigerweise konform. Das heißt nicht, dass es nicht konform ist – fragen Sie daher, was nach der Reparatur nachgemessen wurde.

Ist eine Sonderfreigabe dasselbe wie eine Abweichungsgenehmigung?

Nein – der Zeitpunkt unterscheidet sie. Eine Abweichungsgenehmigung geht der Fertigung voraus, eine Sonderfreigabe folgt ihr. Davor können Sie noch bewerten und ablehnen. Danach entscheiden Sie unter Termindruck gegenüber einer vollendeten Tatsache.

Wer bezahlt das Sortieren?

Es gibt keine Standardantwort, aber ein Standardmittel: es bei der Bestellung vereinbaren. Streitfälle gehen auf Bestellungen zurück, in denen nur „zeichnungskonform“ stand.

„Unter dem AQL, also keine Rückweisung“ – stimmt das?

Nein. Der AQL ist keine zulässige Fehlerquote; die Annahme folgt den Annahme- und Rückweisezahlen des Stichprobenplans. Ein Streit darüber begann bei der Bestellung, nicht beim Wareneingang.