El lote no pasó la inspección. ¿Y ahora qué?

El lote no pasó, y probablemente sigue sirviendo

La mayoría de las no conformidades no son problemas de seguridad. Una cota se desvía unas micras, un recubrimiento es más delgado de lo especificado en un punto, a un certificado le falta una línea. A menudo las piezas funcionarán.

Por eso el instinto práctico es usarlas y seguir adelante. A veces es lo correcto, pero unas micras también pueden decidir el ajuste, la fatiga, la estanqueidad o la vida frente a la corrosión, y por eso el instinto no es una decisión. Lo que importa es cuál de cinco vías distintas se usa para llegar ahí, porque terminan en lugares diferentes.

Usarlo de todos modos, y las cinco maneras de hacerlo no son equivalentes

La ISO 9000, la norma de vocabulario de la gestión de la calidad, define como términos separados las formas de tratar un producto no conforme. El uso en planta se corresponde con ellos a grandes rasgos, y los puntos donde la correspondencia falla son justo los que causan problemas:

La cláusula que importa: el reproceso hace conforme; la reparación, solo utilizable

En planta se usan como sinónimos. Sus definiciones difieren en una sola expresión, y esa expresión pesa mucho.

• Reproceso: acción tomada sobre un producto no conforme para hacerlo conforme con los requisitos.
• Reparación: acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

La palabra «conforme» no aparece en la definición de reparación. Y la nota de la norma sobre la reparación es aún más explícita: una reparación exitosa no necesariamente hace que el producto sea conforme con los requisitos, y puede requerir además una concesión.

Así que la conclusión útil es que la palabra «reparado» no le dice si las piezas son conformes. El reproceso responde la pregunta; la reparación la deja abierta, así que hay que hacerla.

La pregunta es sencilla: ¿se volvió a medir algo después de la reparación, qué característica y con qué resultado? Si se midió y está dentro de tolerancia, el lote está, por otra vía, en el mismo estado que uno reprocesado. Si no se volvió a medir, o se midió y sigue fuera, hay que tratarlo como no conforme y aceptado, es decir, con una nota de concesión.

El costo de no separarlos: sin registro, su plano y su inventario pueden no coincidir sin que nadie lo sepa. Tres meses después algo falla, y usted investiga con un registro de inspección marcado como aprobado, frente a un lote cuyo estado real nunca se estableció.

La concesión llega después; el permiso de desviación, antes

El otro par que suele confundirse, y la diferencia es el momento.

• Permiso de desviación: se concede antes de la realización del producto y permite apartarse de los requisitos especificados. La norma dice que por lo general se limita a una cantidad o a un período, y a un uso específico; no dice que siempre estén acotados los tres.
• Concesión: autorización para usar o liberar un producto que ya no es conforme. No reescribe el requisito: las piezas siguen considerándose no conformes respecto a él y han recibido una excepción.

El riesgo no es comparable. Antes de la producción todavía hay tiempo para calcular, preguntar y rechazar, y aún no se ha fabricado nada. Después se decide frente a un hecho consumado, casi siempre con presión de plazos: el contenedor está en el muelle y la línea, parada.

Ese es el argumento práctico para dedicar tiempo a la solicitud de cotización. Decir pronto las cosas difíciles convierte muchas posibles concesiones en permisos de desviación, o evita que surjan.

«Estamos por debajo del AQL, así que no puede rechazarlo» es falso

La objeción más habitual tras un rechazo es más o menos esta: este lote salió con un 0,8 %, acordamos un AQL de 1,0 %, así que está dentro de los límites y no puede rechazarse.

Eso trata el AQL como una tasa de defectos permitida, y no lo es. El AQL es un parámetro para diseñar un plan de muestreo; la aceptación la deciden los números de aceptación y de rechazo del plan, no la comparación de la tasa de defectos de la muestra con la cifra del AQL. La explicación completa está en la página sobre muestreo. Aquí significa una cosa:

La base del rechazo es la regla de decisión del plan de muestreo, no la interpretación que cualquiera de las partes haga del AQL. Si ambas partes lo entienden de forma distinta, el problema surgió al hacer el pedido, no al recibir la mercancía.

Qué es en cambio el AQL, y por qué un lote tres veces peor sigue pasando aproximadamente una vez de cada cuatro, se explica en Por qué cinco piezas.

Cinco cosas que deben constar por escrito antes de firmar

Una concesión no es un fracaso. Aceptar un lote por concesión para mantener una línea en marcha suele ser lo correcto comercialmente. El fracaso es la concesión sin registro, porque convierte una decisión defendible en un vacío imposible de rastrear.

• Qué característica no es conforme y su valor medido. «Desviación dimensional» no registra nada.
• La cantidad y los números de lote cubiertos. Sin ellos es difícil establecer después qué cubría realmente la nota, o responder a «la última vez lo permitió». Algunas condiciones de calidad para proveedores establecen explícitamente que una concesión no se extiende a entregas posteriores; lo importante es decir cuál es el caso, no suponer que existe una regla.
• Solo esta vez o durante un período indicado. Si no se dice, el valor por defecto pasa a ser «para siempre».
• Dónde se usará el material. Es el único dato que permite rastrear después la población afectada.
• Quién decidió la disposición. No para buscar culpables, sino para que dentro de tres meses haya a quién preguntar por qué.
• La aprobación del cliente, cuando se requiera. El apartado de la ISO 9001 sobre salidas no conformes abarca registrar las concesiones obtenidas y, cuando corresponda, obtener la conformidad del cliente. Omitirlo significa liberar sin la autoridad adecuada.

La acción correctiva, es decir, ir tras la causa para que no se repita, no tiene que acompañar a cada concesión, pero la ISO 9001 exige evaluar si es necesaria. Las no conformidades repetidas o de alto impacto suelen indicar que sí.

Y algo que debería haberse escrito mucho antes: quién asume el costo de seleccionar o reprocesar en caso de rechazo, y cómo se cuenta el plazo. Las disputas sobre esto casi siempre se remontan a un pedido que solo decía «conforme a plano». Negociarlo con un contenedor en el muelle es negociar desde la peor posición posible, y por eso corresponde a la solicitud de cotización y no al incidente.

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Este artículo trata el paso 6: documentación. El orden completo es sustrato, rosca, cabeza, accionamiento, acabado y documentación. El artículo inglés Specifying a screw explica por qué alterarlo genera retrabajo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una concesión y un reproceso?

Una concesión autoriza a liberar un producto que ya no es conforme; no reescribe el requisito. El reproceso hace físicamente que las piezas sean conformes. Y una concesión no implica que las piezas no se tocaran: una reparación puede necesitar una al mismo tiempo.

¿No son lo mismo reproceso y reparación?

No. El reproceso hace que el producto sea conforme; la reparación lo hace aceptable para su utilización prevista, y la norma señala que una reparación exitosa no necesariamente lo hace conforme. Eso no equivale a decir que no lo sea, así que pregunte qué se volvió a medir después de la reparación.

¿Es lo mismo una concesión que un permiso de desviación?

No: es cuestión de momento. El permiso de desviación precede a la producción; la concesión la sigue. Antes, todavía puede evaluar y rechazar. Después, decide frente a un hecho consumado y con presión de plazos.

¿Quién paga la selección?

No hay una respuesta estándar, pero sí un remedio estándar: acordarlo al hacer el pedido. Las disputas se remontan a pedidos que solo decían «conforme a plano».

¿Es correcto «está por debajo del AQL, así que no puede rechazarse»?

No. El AQL no es una tasa de defectos permitida; la aceptación sigue los números de aceptación y de rechazo del plan de muestreo. Un desacuerdo sobre esto empezó en el pedido, no en la recepción.